Digitalisierung für den Glasfasermarkt
„aixpedIT ist ein dynamischer Partner mit guten spontanen Ideen, der zuverlässig Qualität abliefert.
Ich empfand die Zusammenarbeit als professionell und leichtfüßig.“
Die OXG Glasfaser GmbH ist ein Joint Venture von Vodafone und Altice mit dem Ziel, das Glasfasernetz in Deutschland flächendeckend auszubauen.
Die OXG gehört damit zu den führenden Akteuren im deutschen Glasfasermarkt.
Im Rahmen des Glasfaser Ausbau benötigt OXG die Genehmigung für den Ausbau des Glasfaser-Netzes in der jeweiligen Kommune. Nach genehmigter Antragsprüfung übermitteln diese einen Bescheid an die OXG, sprich: eine Rechnung für die Bearbeitung des Antrags. Diese Vorgänge werden digitalisiert und der Bescheid wird als PDF-Anhang versendet. Allerdings sind die PDFs nicht einheitlich formatiert, weil jede Kommune selbst über Layout, Struktur und Umfang eines solchen Bescheids entscheidet.
„Es gibt Kommunen, welche die Freigaben für einzelne Abschnitte einer Straße freigeben, z.B. erst nur die Häuser 1 bis 12. Wenn wir das erfolgreich und gemäß den auferlegten Qualitätsstandards der Kommune erledigt haben, erfolgt der weitere Antrag für die Häuser 13 bis 25 und so weiter. So kriegen wir häufig drei oder mehr Bescheide für ein und dieselbe Straße“, erklärt Peter Baumhöfner, Senior Manager Digital Workplace Solutions bei der OXG. Andere Kommunen wiederum beauftragen direkt ein gesamtes Polygon.
Sprich: Die OXG erhält Glasfaserbescheide vom Verteilerkasten, über Straßenbahnabschnitte bis hin zu ganzen Stadtteilen.
Die Herausforderung: Jeden Tag gehen hunderte Bescheide ein, also hunderte von E-Mails jeweils mit einem individuellen PDF-Anhang.
Das PDF mit dem Bescheid muss danach
Als erschwerendes Problem kommt das enge Zahlungsziel hinzu. Häufig ist die Bezahlung eines Bescheids in nur wenigen Tagen fällig. Das bedeutet: Nicht nur die enorme Menge an Bescheiden ist eine Herausforderung, sondern entscheidend ist auch die Geschwindigkeit bei Prüfung und Freigabe.
Ein Mitarbeitender musste die Infos aus jedem PDF extrahieren. Danach wurde jedes einzelne PDF gescannt, die Datei abgelegt und an die zuständigen Projektverantwortlichen gesendet, die Freigabe eingeholt und so weiter.
Und das für hunderte von Bescheiden – jeden Tag. Eine zeitintensive und stumpfsinnige Aufgabe. „Es ist schon bewundernswert, dass derjenige nicht schreiend weggelaufen ist!“, staunt Peter Baumhöfner.
Beim Digitalisierungsprozess für Glasfaserbescheide für die OXG musste aixpedIT bestimmte Anforderungen beachten.
Hohe Verarbeitungs-geschwindigkeit bei großen DokumentenmengenDas Ziel war Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit. Die OXG wollte ihre Mitarbeitenden entlasten und trotzdem eine schnelle Prüfung und Freigabe der Bescheide sicherstellen.
So beschloss das Unternehmen, den Vorgang zu automatisieren. Bei der Suche nach einem Partner für die Automatisierungslösung fiel Wahl auf aixpedIT, mit denen die OXG bis dahin schon kleinere Projekte umgesetzt hatte.
Die OXG hat keinen klassisches Order-&-Cash-Prozess. Größter Schmerzpunkt war die Bearbeitung der Bescheide. „Die Mitarbeitenden von aixpedIT haben sich sehr gut auf unsere Abläufe eingestellt. Meine Kollegen fühlten sich gut abgeholt.“
Peter Baumhöfner beschreibt die Zusammenarbeit als entspannt, harmonisch und zielgerichtet.
aixpedIT habe zunächst die Vorgaben als theoretisches Ziel geprüft, erprobt und verstanden, bevor es in die praktische Umsetzung ging. Diese Transferleistung vom inhaltlichen Problem und dem Schmerzpunkt des Fachbereichs hin zu einer technischen Lösung beschreibt Peter Baumhöfner als sehr positiv. „Bei aixpedIT hat man uns verstanden und auch die Anforderungen unserer Consultants bei der Umsetzung beachtet.“
Die Mitarbeitenden bei aixpedIT haben viel Expertise, und selbst wenn es ein spezielles Problem ist, schließt man etwaige Wissenslücken sehr schnell, berichtet Peter Baumhöfner.
„aixpedIT ist ein dynamischer Partner mit guten spontanen Ideen, der zuverlässig Qualität abliefert. Ich empfand die Zusammenarbeit als professionell und leichtfüßig.“
aixpedIT hat eine spezielle Art der KI, eine Open Character Recognition (OCR), aufgesetzt. Diese liest die PDF-Anhänge der Kommunen vollautomatisiert aus, pflegt die Glasfaserbescheide in einer Liste ein, legt sie an entsprechender Stelle ab und sendet sie an die Projektverantwortlichen für den jeweiligen Bezirke zur Freigabe. Dabei spielt es für das System keine Rolle, dass jeder Bescheid unterschiedlich formatiert ist.
Die OXG konnte den Personalaufwand um 80 % reduzieren. Die Mitarbeiter können sich nun wieder auf andere Themen fokussieren. Außerdem hat das Team deutlich weniger Stress bei der Prüfung und Freigabe der Bescheide, sodass das Zahlungsziel nun entspannt eingehalten werden kann – auch bei hunderten Bescheiden am Tag.
Mit aixpedIT hat die OXG das Management der Glasfaserbescheide erfolgreich automatisiert.
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