Multi-Tenant-Migration und Harmonisierung
„Wir haben jetzt einen nahtlosen Service, der stabil über sämtliche Instanzen läuft. Wir sind sehr zufrieden.“
Die GETEC Group entwickelt und betreibt Energielösungen für Industrie- und Immobilienkunden. Im Kerngeschäft bündelt GETEC Leistungen von der Analyse und Konzeption bis zur Umsetzung und dem Betrieb von Energieerzeugungsanlagen und sorgt für die bedarfsgerechte Versorgung.
Insgesamt arbeiten bei der Gruppe 3.000 Mitarbeiter verteilt auf 70 Standorte in 9 europäischen Ländern mit Zentralen Deutschland, den Benelux-Ländern, der Schweiz und Italien.
Für Energieunternehmen ist GETEC ein Partner für Dekarbonisierung, Versorgungssicherheit und Wirtschaftlichkeit – sowie für Digitalisierung (z. B. datenbasierte Betriebsführung, Reporting, Compliance-Dokumentation) im Rahmen der Energiewende.
Die GETEC Group ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen – unter anderem durch Expansion in europäische Länder. Damit stieg nicht nur die Anzahl der Mitarbeitenden und Projekte, sondern auch die Komplexität der internen IT-Landschaft.
„Vorher war die IT-Infrastruktur für M365 auf viele Silos verteilt“, beschreibt Ingolf Krettek, Leiter der IT-Infrastruktur der GETEC Group. Insbesondere rund um Microsoft 365 war die Infrastruktur vor Projektstart stark segmentiert: Getrennte Umgebungen, inkonsistente Prozesse und uneinheitliche Governance erschwerten Zusammenarbeit, Security und Compliance sowie das Onboarding neuer Gesellschaften.
Das Projekt war komplex. Ein vorheriger Dienstleister hatte bereits rund ein Jahr versucht, die Migration zu strukturieren – ohne dass es überhaupt zu einem belastbaren Migrationsanlauf kam.
GETEC entschied sich daher für einen neuen, strategischen Ansatz: IT konsolidieren, Abläufe vereinheitlichen und die Organisation zukunftssicher aufstellen – mit dem Ziel, Komplexität zu reduzieren und Prozess- bzw. Betriebskosten nachhaltig zu senken. Wichtig war außerdem, die User in mehreren Ländern gut durch den Veränderungsprozess zu führen.
„Unser Ziel war es, das Unternehmen zukunftssicher zu machen und dabei die Kosten zu optimieren“, so Ingolf Krettek.
Solche Tenant-to-Tenant-Migrationen und Konsolidierungsprojekte sind organisatorisch wie technisch anspruchsvoll, weil Identitäten, Daten, Berechtigungen und Betriebsprozesse sauber zusammengeführt werden müssen.
Multi-Tenant-Migration mit Konsolidierung von drei produktiven Tenants Im Zentrum stand die Multi-Tenant-Migration: Drei produktive Tenants wurden konsolidiert, inklusive User- und Datenmigration über die relevanten Workloads hinweg. Bei einer Tenant-to-tenant-Migrationen bündeln sich Zusammenarbeit, Identitätsmanagement und Governance in einem gemeinsamen Mandanten – ohne den laufenden Betrieb zu stören.
aixpedIT übernahm die Konzeption, Umsetzung und Begleitung der Multi-Tenant-Migration. Damit die Umstellung nicht nur technisch funktioniert, sondern auch im Alltag sauber läuft, begleitete aixpedIT das Projekt mit stringenter Projektplanung, klarer User-Kommunikation und strukturiertem User-Acceptance-Testing. Während der Migration wurden die Endanwender zusätzlich durch Vor-Ort-Hyper-Care unterstützt, um Fragen schnell aufzufangen und Produktivitätseinbußen zu minimieren. Abnahme- und Funktionstests sicherten den reibungslosen Übergang in den Betrieb.
Parallel zur Konsolidierung wurde die Betriebs- und Sicherheitsbasis professionalisiert: GETEC erhält M365 Support für eine Umgebung mit über 4.000 User Accounts, ergänzt um ein DSGVO-konformes Microsoft-365-Backup als Managed Service sowie ein kontinuierliches Compliance Management – basierend auf aixpedIT Flow. Letzteres sorgt dafür, dass sich sicherheits- und compliance-relevante Einstellungen konsistent umsetzen und nachhalten lassen – statt punktueller Einzelmaßnahmen.
Abgerundet wurde die Umsetzung durch ein Interim-Betriebskonzept sowie die Konzeption einer konsolidierten und weiterentwickelten Compliance- & Security-Richtlinie – als belastbares Fundament für die weitere Akquisition neuer Einheiten und für skalierbare Zusammenarbeit innerhalb der gesamten Gruppe.
Die Zielumgebung neu strukturiert. Bestehende Konfigurationen wurden geprüft, harmonisiert und auf die Anforderungen der zukünftigen Zusammenarbeit ausgerichtet.
Sicherheitsrelevante Einstellungen wurden analysiert und optimiert. So entstand eine Microsoft-365-Umgebung, die einheitlich, widerstandsfähig und besser administrierbar ist.
Die Daten aus den bestehenden Tenants wurden vorbereitet, migriert und nachgehalten. Dabei standen Datenintegrität, Verfügbarkeit und eine möglichst reibungslose Umstellung im Vordergrund.
Vor der produktiven Umstellung wurden zentrale Szenarien getestet. Im User Acceptance Testing wurden ausgewählte Anwendergruppen eingebunden, um reale Arbeitsabläufe zu prüfen.
Für die besonderen Anforderungen entwickelte aixpedIT individuelle Skripte und ergänzende Software. Dadurch konnten wiederkehrende Aufgaben automatisiert und Sonderfälle gezielt behandelt werden, um die Migration effizienter zu steuern.
Nach den Umstellungen begleitete aixpedIT die GETEC-Mitarbeitenden engmaschig. Fragen, Auffälligkeiten und Nacharbeiten wurden vor Ort strukturiert aufgenommen, priorisiert und gelöst.
„Die Zusammenarbeit lief sehr gut. Wir haben einen agilen Ansatz gewählt, um schnell zu Ergebnissen zu kommen. Auf strategischer Ebene hatten wir dank aixpedIT einen Überblick über das gesamte System. Diese Erkenntnisse konnten wir auf die operative Ebene übertragen.“
Ingolf Krettek hebt außerdem den umfassenden Blick auf Compliance- und Sicherheitsthemen hervor. Sein Fazit: „Es war ein komplexes Projekt, aber dank des zentralen Überblicks von aixpedIT konnten wir sämtliche Komplexitäten schließlich auflösen. So haben wir das Projekt termin- und budgetgerecht abgeschlossen. Jetzt verfügen wir über ein zentrales System für alle Unternehmenseinheiten.“
Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die Nähe: aixpedIT begleitete das Projekt nicht nur remote, sondern war auch vor Ort im Einsatz. So konnte das aixpedIT-Team persönlich Vertrauen zu Usern aufbauen und so die Akzeptanz für neue Abläufe stärken.
Die Migration für GETEC zeigt, wie Microsoft-365-Migrationen heute gedacht werden sollten: als ganzheitliches Zusammenspiel aus Architektur, Security, Automatisierung, Testing, Kommunikation und Enablement.
Gemeinsam mit aixpedIT hat GETEC die Microsoft-365-Landschaft strategisch neu aufgesetzt – und hat so erfolgreich mehrere bestehende Umgebungen in ein einheitliches, zukunftssicheres System überführt.
aixpedIT brachte dafür die passende Kombination aus Microsoft-365-Expertise, Cybersecurity-Verständnis, Projektmethodik und People-First-Ansatz ein. So wurde dieses komplexe internationale Projekt erfolgreich umgesetzt.
Das Ergebnis ist eine optimierte Microsoft-365-Umgebung, die GETEC international verbindet und den digitalen Arbeitsalltag von vielen Tausend Usern verbessert.
Die neue Struktur ermöglicht effiziente Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg. User arbeiten in einer einheitlicheren Umgebung und das Unternehmen hat nun eine konsolidierte digitale Arbeitsumgebung für die zukünftige Weiterentwicklung.
Planen Sie eine Microsoft-365-Migration über mehrere Tenants, Länder oder Gesellschaften hinweg?
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Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Microsoft-365-Umgebung fit für die Zukunft machen.
